DEHN HR-Portal
DEHN HR-Portal
Dehn se
DEHN SE ist ein führendes, international tätiges Familienunternehmen der Elektrotechnik und stellt seit über 100 Jahren unter anderem Tools für Blitzschutz, Überspannungsschutz und elektrischen Arbeitsschutz her. Mit über 2500 Mitarbeitern ist es auch einer der wichtigsten Arbeitgeber in der Region Neumarkt in der Oberpfalz. So viel Wachstum ist eine Herausforderung an die verwendeten Mitarbeiter- Portale, die über die Jahre mit den neuen Anforderungen nicht mehr mithalten konnten. Zu eingeschränkt war die Adaptionsfähigkeit derselben an das Wachstum des Unternehmens.
Elektrotechnik
2500
Power Platform
KEYFACTS
- Dauer des Projekts: 3 Monate
- Über 50.000 Altdaten migriert
- Aufwand in den HR-Arbeitsabläufen durch
Teilautomatisierung um 50% reduziert - Bereitstellung einer App die responsive
und mehrsprachig auf gängigen Endgeräten
genutzt werden kann - Insgesamt drei internationale Gesellschaften integriert
- Über 250.000 Anträge, in zwei Jahren nach
Go-Live des MVP, die verarbeitet und zurück nach SAP
übertragen worden sind - premier experts weiterhin verantwortlich für die
fortlaufende Weiterentwicklung der Plattform und
Sicherstellung des Betriebes - drei Major Releases, 21 Minor Releases
- Lösung auf zukunftsträchtigen Cloud
Technologien implementiert
HR-Portal
IST-ZUSTAND
Durch das Wachstum des Unternehmens ist es eine Herausforderung an die verwendeten Mitarbeiter-Portale, die über die Jahre mit den neuen Anforderungen nicht mehr mithalten konnten. Zu eingeschränkt war die Adaptionsfähigkeit derselben an das Wachstum des Unternehmens.
ANFORDERUNGEN
Ziel war es, die veralteten Abläufe und Systeme abzulösen, um effizienter zu werden und eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur zu schaffen. Dazu wurde gemeinsam mit DEHN SE ein Anforderungskatalog erarbeitet, um die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen. Die neue Lösung sollte flexibel und skalierbar sein, bestehende Lizenzen weiter nutzen, um Kosten zu sparen, und die Integration mit bestehenden Daten und Systemen wie beispielsweise SAP HCM sicherstellen. Darüber hinaus war es erforderlich, die Automatisierung und Dezentralisierung von HR-Prozessen zu ermöglichen sowie ein erweitertes Rollen- und Rechtekonzept bereitzustellen. Die Lösung sollte international einsetzbar und mehrsprachig sein und zudem eine responsive App für verschiedene E Power Platform Endgeräte bieten.
UMSETZUNG
premier experts wurde als Partner ausgewählt und führte die Migration und Transformation der alten Systeme in mehreren, genau geplanten Schritten durch. Als zentrale Technologie kam die „Power Platform“ von Microsoft zum Einsatz, ergänzt durch weitere Cloud-Services wie Exchange, Teams, Entra ID und OneDrive. Die Umsetzung umfasste die Migration von über 50.000 Datensätzen sowie die Integration internationaler Gesellschaften. Zudem wurden eine responsive und mehrsprachige App entwickelt und bereitgestellt sowie HR-Arbeitsabläufe teilweise automatisiert, wodurch der Aufwand um 50 % reduziert wurde. Darüber hinaus erfolgte die automatisierte Verarbeitung von über 250.000 Anträgen innerhalb von zwei Jahren nach dem Go-Live. Die reibungslose Interaktion mit bestehenden Datenspeichersystemen wurde sichergestellt, ein erweitertes Rollen- und Rechtekonzept eingeführt und die fortlaufende Weiterentwicklung sowie der Betrieb durch premier experts gewährleistet.
DEHN SE – „DIE KÖNNEN´S“
Wir stellen uns Sven vor, ein Mitarbeiter von DEHN SE, der in der nächsten Woche im Home Office arbeiten möchte. Am Freitag davor muss er aber noch den Firmen-PC hochfahren, weil er seinen Urlaubsantrag nicht von zu Hause aus stellen kann. Nachdem der Antrag endlich aus dem Drucker kommt, muss er noch seine Daten einigermaßen leserlich hineinschreiben und hoffentlich nicht Juni mit Juli verwechseln. Den Antrag eingereicht, kann er endlich ins Wochenende gehen.
Verständlicherweise wollte DEHN SE sich von diesen unzeitgemäßen Abläufen lösen und sich auch mit den betriebsinternen IT-Systemen für die Zukunft wappnen. Dazu kamen unnötig hohe Lizenzkosten, und die mangelhafte Adaptivität des alten Systems an sich verändernde Unternehmens-Umstände. Mit premier experts entschied sich DEHN SE für einen zuverlässigen Partner um sich in dieser Frage auf die Zukunft optimal vorzubereiten. Wir migrierten und transformierten mit mehreren genau geplanten Schritten die alten Systeme in eine neue zukunftsfähige IT-Infrastruktur.
Zuerst erörterten wir zusammen mit dem Unternehmen den Anforderungskatalog.
Dieser half uns zu verstehen, was das Unternehmen wirklich braucht, und auf diesem Fundament konnten wir das Lösungskonzept erarbeiten. Schnell wurde klar, dass wir mit der „Power Platform“, eine Sammlung verschiedener Services, die richtigen Tools an der Hand haben, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Dazu konnten wir durch unser breites Portfolio auch auf Lizenzen zurückgreifen, die das Unternehmen schon verwendete, um weitere Kosten einzusparen.
Sven soll also endlich seinen Urlaubsantrag von zu Hause aus stellen können. Das kann er nun sogar per mobiler App. Selbst die Verarbeitung seines Antrages läuft nach Genehmigung automatisiert.
Michael Pöllath: „Bei premier experts kriegst du keine 08/15 Lösung. Du kannst das abbilden, was du brauchst und was du willst. Du kannst deine Prozesse eigens gestalten, in einer performanten, effizienten und ehrlichen Zeit.“
Daniel Pirzer: „Die Zusammenarbeit mit premier experts gestaltete sich immer effizient, schnell und unkompliziert – in Schulnoten würde ich eine 1 geben.“
Dabei war entscheidend, dass die bestehenden Daten und Datenspeichersysteme auch mit den Tools des neuen Systems reibungslos interagieren können. Beispielsweise soll die neue mobile App so mit dem SAP HCM kommunizieren können, dass in den bestehenden Daten geprüft werden kann, ob für Svens Urlaub auch genug Urlaubs-Kontingent vorhanden ist – und das ganz automatisch.
Das begeistert auch Michael Pöllath, HR Mitarbeiter von DEHN SE: „Der Mehrwert des neuen Systems zeigt sich vor allem in seiner Effizienz. Beispielsweise laufen jetzt 99 % der Anträge, die ich vorher manuell eingearbeitet habe, jetzt automatisch durch.“
Daneben sollen auch weitere Teilautomatisierungen von ähnlichen Prozessen den Arbeitsaufwand für die HR-Abteilung drastisch senken. Diese ermöglichen die Dezentralisierung von Aufgaben durch ein erweitertes Rollen- und Rechtekonzept und die Steuerung von Funktionalitäten pro Geschäftsbereich an allen internationalen Standorten.
Mit uns an der Seite hat DEHN SE nun ein zukunftsfähiges IT-System, in dem die Mitarbeiter sich nun wirklich den eigentlichen Kernaufgaben des Unternehmens widmen können. Nicht nur der Urlaubsantrag von Sven, sondern mehr als 250 000 Anträge konnten seitdem weitestgehend automatisiert verarbeitet werden. Auf diese Erfolgsgeschichte sind wir von premier experts wirklich stolz, aber auch die Kollegen von DEHN SE sind begeistert:
„Man hat für so ein Projekt nur einen Versuch. Und jetzt, da wir die Erfahrung mit premier experts gemacht haben, wissen wir: DIE KÖNNEN´S!
Das ist ein Partner, den wir verdienen, mit dem wir etwas auf die Beine stellen können und weitere neue Projekte angehen können.“ – Daniel Pirzer, SAP Entwickler bei DEHN SE
TECH STACK
Die HR-Portal-Lösung von DEHN SE setzt auf leistungsstarke und zukunftssichere Microsoft-Technologien:
Das Portal basiert auf Power Apps, Power Automate und Dataverse als zentrale Komponenten der Microsoft Cloud. Über Custom Connectoren und Dataflows werden externe Systeme wie SAP HCM, K2 Legacy Solution und das Data Warehouse nahtlos angebunden. Exchange Online und Microsoft Teams sorgen für effiziente Kommunikation und Messaging, während Approvals und OneDrive die digitale Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung unterstützen. Die Identitätsverwaltung erfolgt übeYr Entra ID, und die Integration mit deR Graph API ermöglicht flexible Erweiterungen und individuelle Anpassungen.
Außerdem genutzte Services:
Entra ID als Identity Provider
OneDrive, um Dokumente für den
Mitarbeiter in seinem persönlichen
Bereich zu speichern
Exchange und Teams als Services, für
das Versenden von Benachrichtigungen
Approvals, um Genehmigungen an einer
Stelle zu verwalten und nachzuverfolgen
ZEITPLANUNG
Kurzbeschreibung:
Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit den DEHN SE Stakeholdern aus den Bereichen HR, IT und SAP Entwicklung. Sie zeichnete sich durch eine effiziente, schnelle und unkomplizierte Projektsteuerung aus. Die Umsetzung wurde in Sprints geplant. Regeltermine haben wiederkehrende Feedbackschleifen und Anforderungsspezifizierung enthalten, sodass eine passgenaue Lösung implementiert werden konnte.
ABSCHLUSS STATEMENT
DEHN SE gab nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts premier experts die Verantwortung für die fortlaufende Weiterentwicklung der Plattform und Sicherstellung des Betriebes.
PROJEKTLEITUNG
Informationen und Kontaktdaten zu den Beteiligten
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Hannes Sambale
Senior IT-Consultant
Projektleitung, Architektur & Entwicklung, Support
Hannes war für den Gewinn des Projektes maßgeblich verantwortlich und zunächst projektleitend tätig. Zusätzlich prägte das Projekt durch seine Arbeit als Architekt und Entwickler.
Sebastian Müller
Cloud Solution Architect
Projektleitung, Architektur, Entwicklung, Support
Sebastian übernahm im Laufe des Projektes die leitende Rolle und führte die technische Architektur und die Entwicklung der HR-Portal- Lösung bis zum Go-Live und darüber hinaus fort.